Evaluasi Pelatihan sebagai Bekal Jaminan Mutu

folder_openWhite Paper

Untuk menjamin mutu pelatihan yang telah diberikan oleh organisasi, diperlukan adanya kajian terhadap pedoman evaluasi dan monitoring. Hal tersebut bertujuan agar pelatihan yang telah dilaksanakan berdampak secara positif pada penjamin mutu pelayanan kerja. Tidak sedikit organisasi mengalami kesulitan dalam rangka mengevaluasi sebuah pelatihan. Melalui tulisan ini, Freshminds akan memberikan beberapa upaya terbaik yang dapat dilakukan oleh organisasi untuk mengevaluasi pelatihan dengan pembuatan pedoman.

Tercapainya efisiensi dan efektivitas proses pengadaan merupakan salah satu sasaran strategis penting dalam organisasi.  Oleh karena itu, untuk mencapai hal tersebut, di dalamnya perlu dilakukan upaya-upaya yang dapat mendorong tercapainya sasaran, yaitu dengan menyiapkan sistem dan penyelenggaraan pelatihan di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah. Tentu saja, pelatihan yang diberikan juga harus bertujuan mendorong terlaksananya sasaran strategis organisasi. Agar dapat menjamin mutu dari pelatihan yang diberikan, maka diperlukan sebuah proses monitoring dan evaluasi di dalam proses pelaksanaannya.

Organisasi harus dapat melakukan pembaharuan terhadap pedoman untuk melengkapi dan memperbaiki proses monitoring dan evaluasi sehingga sesuai dengan perkembangan best practice dalam dunia pelatihan. Secara mendalam, tulisan ini akan menjelaskan tata cara pembuatan pedoman monitoring dan evaluasi pelatihan untuk meningkatkan kualitas proses evaluasi, terutama evaluasi level 1, 3 dan 4.

Model Evaluasi

Secara teoritis berdasarkan sasaran evaluasinya, evaluasi pelatihan dapat dibagi menjadi tiga kelompok besar, yaitu:
1. Evaluasi Efektivitas Pelatihan

Evaluasi ini untuk membandingkan hasil pelatihan terhadap tujuan pelatihan yang ingin dicapai. Tujuan pelatihan mencakup tujuan organisasi, tujuan kinerja (baik tim maupun individu), dan tujuan kompetensi atau pembelajaran. Terdapat beberapa model yang dapat digunakan untuk mengukur efektivitas pelatihan, seperti Kirkpatrick Four Level Evaluation. Model ini dapat dikatakan sebagai salah satu cara yang paling sering digunakan untuk mengukur efektivitas pelatihan (Educational Technology, 2016). Bentuk dari pengukuran evaluasi ini dilihat dari 4 level evaluasi, yaitu:

a. Level 1: Reaction dan satisfaction
Evaluasi Level 1 mengungkapkan reaksi dan kepuasan dari partisipan terhadap program training, termasuk terhadap kualitas penyelenggaraan, metodologi pelatihan, kemampuan trainer, dll. Hasil dari level 1 ini dapat digunakan sebagai feedback untuk memperbaiki materi pelatihan, design, timing dan delivery dari program.  Evaluasi level 1 dewasa ini digunakan oleh hampir semua organisasi yang melakukan evaluasi pelatihan karena mudah, murah dan cepat untuk dilaksanakan. Cara pengukuran evaluasi level 1 biasanya adalah dengan melakukan questionnaire (biasanya dalam bentuk feedback form/smile sheet) dan interview.

b. Level 2: Learning
Level 2 ini mengukur hal-hal apa saja yang telah dipelajari dari para peserta pelatihan, baik dalam hal pengetahuan, keterampilan, sikap, data, proses, prosedur, teknik, dsb, termasuk juga apakah peserta pelatihan mampu mendemonstrasikannya. Hasil dari level 2 ini juga dapat digunakan untuk memperbaiki materi pelatihan, desain dan delivery dari program. Cara pengukuran dalam evaluasi level 2 adalah: Formal test (tertulis/lisan), observasi (lewat praktek simulasi).

c. Level 3: Behavior/Application
Evaluasi Level 3 ini dilakukan setelah peserta pelatihan selesai mengikuti pelatihan dan mengimplementasikan hasil pelatihan tersebut di tempat kerja. Evaluasi level 3 ini akan mengungkapkan efektivitas hasil pelatihan di tempat kerja,  mengapa hasil pelatihan tersebut tidak bekerja sebagaimana yang diharapkan, faktor-faktor penghalangnya, dsb. Melalui kegiatan evaluasi level 3 juga dapat digali informasi faktor apa saja yang mendukung penerapan hasil pelatihan di tempat kerja, sehingga faktor tersebut dapat digunakan untuk pada pelatihan yang lain. Cara pengumpulan data untuk evaluasi level 3 dapat dilakukan melalui:

    • follow-up survey/questionnaire,
    • observasi (on-the-job),
    • interview,
    • focus group discussion,
    • tugas pekerjaan khusus, 
    • performance contract (kontrak sederhana yang mencantum kinerja apa yang harus diperbaiki setelah adanya training), follow-up training session (para peserta dikumpulkan kembali untuk memberikan input)

d. Level 4 : Result
Mengukur dampak hasil pelatihan dalam memperbaiki kinerja bisnis atau organisasi, seperti penghematan biaya, peningkatan tingkat output, customer satisfaction, employees satisfaction.
Untuk mengetahui kinerja bisnis yang dipengaruhi oleh hasil pelatihan, informasi awal yang dapat dikumpulkan melalui bentuk pertanyaan berikut ini :

    • Apakah dampak dari penerapan hasil pelatihan tersebut terhadap kinerja Anda dan departemen Anda ?
    • Ukuran kinerja apakah yang mengalami perbaikan karena hasil pelatihan (produksi, biaya) ?
    • Berapa besar perubahan tersebut dalam bentuk Rupiah? Dan bagaimana Anda mendapatkan angka tersebut ?

 

2. Evaluasi Efisiensi Pelatihan
Evaluasi ini untuk membandingkan seberapa efisien pelatihan menggunakan sumber daya dalam mencapai tujuan pelatihan.

3. Evaluasi Proses Pelatihan
Evaluasi ini untuk membandingkan proses penyelenggaraan pelatihan dengan standar penyelenggaraan yang telah ditetapkan sebagai acuan.

Ketiga kelompok pengukuran evaluasi di atas hanya menggunakan model Kirkpatrick Four Level Evaluation pada saat melakukan praktek lapangan. Hal ini dilakukan karena menyesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi organisasi sehingga fokus pelaksanaan proyek hanya pada pengukuran efektivitas pelatihan.

Metode yang digunakan

Pengkajian pedoman evaluasi dan monitoring pertama-tama dilakukan dengan mereview instrumen yang saat ini sudah digunakan oleh organisasi. Setelah itu, dapat melakukan focus group discussion dengan pihak-pihak terkait mengenai pelaksanaan, mengidentifikasi issue yang dihadapi, dan usulan-usulan perbaikan dalam kegiatan monitoring dan evaluasi pelatihan, terutama instrumen evaluasi level 1, 3 dan 4. Melalui hasil review dan focus group discussion (FGD) yang dilakukan, pada dasarnya organisasi sudah memiliki instrumen yang dapat digunakan untuk mengukur evaluasi efektivitas pelatihan. Review evaluasi dilihat melalui beberapa aspek, seperti instrumen yang digunakan, pengolahan dan analisa data, serta pemanfaatan hasil evaluasi.

Melalui ketiga aspek tersebut, terdapat beberapa permasalahan yang ditemukan secara umum dari keseluruhan level evaluasi, tetapi ada juga beberapa permasalahan yang ditemukan spesifik pada level-level tertentu. Secara keseluruhan, ditemukan kurang optimalnya pemanfaatan hasil evaluasi pada setiap levelnya. Selain itu, diperlukan adanya online tools yang digunakan untuk mempermudah pengumpulan data yang diterima.

Tantangan dan Alternatif Solusi

Tantangan yang biasa ditemukan yaitu tidak dilakukannya tahap uji coba pedoman yang telah diperbaharui sebelum akhirnya diserahkan kepada pihak organisasi. Idealnya, setelah pedoman sudah selesai diperbaharui, perlu diadakan tahap uji coba atau simulasi sehingga dalam prosesnya dapat ditemukan celah pengembangan atau perbaikan sebelum sampai ke tahap final. Hal ini menyebabkan adanya potensi-potensi perubahan di masa mendatang meskipun projek sudah secara resmi berakhir. Sehingga diperlukan adanya fleksibilitas dari tim untuk tetap membina kerja sama serta menangani kemungkinan-kemungkinan perubahan tersebut sebagai bentuk konsekuensi dan tanggung jawab kerja yang diberikan.

Related Posts

Menu