Cara Mengevaluasi Sebuah Program Pelatihan Bagi Organisasi

folder_openWhite Paper

Dalam upaya untuk mencapai kinerja yang lebih baik, setiap organisasi perlu untuk melakukan evaluasi. Kegiatan evaluasi penting karena dapat memberikan informasi mengenai hasil yang diinginkan dari sebuah pekerjaan. Dengan jelasnya informasi tersebut, maka dapat mencegah terjadinya miskomunikasi yang berkaitan dengan kualitas kerja yang diinginkan pasca diterapkannya program pelatihan. Melalui tulisan ini, Freshminds akan menjabarkan bagaimana upaya yang dapat dilakukan oleh organisasi untuk mengevaluasi sebuah program pelatihan.

Perlunya Evaluasi Program Pelatihan Bagi Organisasi

Terdapat berbagai fungsi pokok dalam sebuah Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) dimana salah satunya adalah fungsi evaluasi selain fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan. Evaluasi program pelatihan (training program evaluation) mengacu pada proses pengumpulan hasil yang diperlukan untuk menentukan apakah sebuah program pelatihan berjalan efektif atau tidak. Efektivitas program pelatihan terus-menerus harus dievaluasi oleh sebuah organisasi untuk mengetahui apakah sumber daya (resources) yang telah mereka investasikan telah digunakan dengan baik atau tidak.

Hal tersebut termasuk pada sebuah kegiatan program pelatihan, dimana organisasi dapat mengevaluasi sejauh mana hasil pelatihan dapat diterapkan oleh peserta di dalam pekerjaan dan dampak program pelatihan terhadap pencapaian target kinerja. Program pelatihan merupakan salah satu metode untuk mengembangkan kapasitas pengetahuan, sikap, dan keterampilan SDM organisasi. Apabila kapasitas pengetahuan, sikap, dan keterampilan SDM berkembang, maka tujuan organisasi dapat tercapai. Dalam rangka menciptakan pengembangan kapasitas tersebut yang selaras dengan tujuan organisasi, perlu adanya penyesuaian dengan kebutuhan kompetensi SDM, rencana strategi dan prioritas bisnis perusahaan sehingga program pelatihan menjadi tepat sasaran.

Menyusun Alat Ukur Evaluasi Melalui Model dan Perhitungan

Untuk mengetahui lebih detail, perlu dilakukan penyusunan alat ukur evaluasi program pelatihan berupa formulir kuesioner. Terdapat berbagai model yang dapat digunakan sebagai alat ukur evaluasi program pelatihan dimana salah satunya dapat menggunakan Model Kirpatrick’s Four Level Evaluation dan Philips’s Five Level Evaluation serta dengan perhitungan return on training investment. Hasil dari program pelatihan diukur untuk mengetahui sejauh mana peserta menerapkan materi pelatihan dalam pekerjaan  dan dampak pelatihan terhadap pencapaian target KPI. 

Pengukuran dilakukan dengan menggunakan model Kirkpatrick’s Four Level Evaluation dan Phillips’ Four Level Evaluation. Kedua model tersebut menghasilkan cakupan level yang digunakan oleh organisasi. Evaluasi Level 1 mengukur reaksi dan kepuasan peserta pelatihan selama pelatihan (Reaction). Evaluasi Level 2 mengukur hasil pembelajaran yang diperoleh selama pelatihan (Learning). Evaluasi Level 3 mengukur implementasi hasil pembelajaran di tempat kerja setelah pelatihan (Application). Evaluasi Level 4 mengukur dampak bisnis dari penerapan hasil pelatihan (Business Impact). Evaluasi Level 5 mengukur efisiensi pelatihan dengan membandingkan persentase net benefit dengan biaya pelatihan yang dikeluarkan (Return on Training Investment). Program pelatihan Pengembangan Marketing Officer menggunakan Evaluasi Level 3 dan 4 dan perhitungan Return on Training Investment dengan mengikuti model tersebut.

Proses Evaluasi Level 3 dan 4 dilakukan dengan menjalankan enam tahap. Tahap pertama, yaitu mempersiapkan dan menyelaraskan. Pada tahap pertama, dilakukan penyusunan tim kerja dan penyelarasan tujuan dan ruang lingkup evaluasi pelatihan. Tahap kedua, yaitu mendesain survei. Pada tahap kedua, dilakukan identifikasi terhadap variabel-variabel yang akan diukur selama proses evaluasi dan penyusunan metode dan alat pengumpulan data. Misalnya, variabel aplikasi hasil pelatihan dalam kinerja, target bisnis, net benefit, dan biaya pelatihan. Tahap ketiga, yaitu mengumpulkan data pasca pelatihan. Pada tahap ketiga, dilakukan survei kepada peserta pelatihan dan atasan. Tahap keempat, yaitu mengolah data. Pada tahap keempat, dilakukan perhitungan statistika. Aspek-aspek yang dihitung, antara lain rata-rata skor kompetensi, rata-rata skor faktor non training penunjang kinerja, pencapaian kinerja, dan return on training investment. Pada return on training investment dihitung dengan membandingkan pendapatan bersih yang diperoleh dari pelatihan dengan biaya pelatihan yang dikeluarkan.

Selanjutnya tahap kelima, yaitu menganalisis data. Pada tahap kelima, dilakukan analisis terhadap persentase pencapaian performa dan estimasi efek pelatihan terhadap performa. Tahap keenam, yaitu menyusun laporan hasil evaluasi. Pada tahap keenam, dilakukan penyusunan laporan evaluasi berdasarkan hasil analisis pada tahap sebelumnya.

Tantangan dan Alternatif Solusi Dalam Melakukan Evaluasi Program Pelatihan

Selama proses evaluasi program pelatihan, terdapat berbagai kendala yang sering dihadapi. Kendala tersebut antara lain pengumpulan data-data organisasi seperti laporan target bisnis di berbagai jenjang dan unit kerja, hingga sistem pendataan organisasi yang belum terintegrasi. Jika tidak dimitigasi dengan baik maka akan menyulitkan internal dan pihak eksternal seperti auditor dan konsultan untuk melakukan pengumpulan data sehingga tidak efisien dari segi waktu yang telah ditetapkan. 

Jika menghadapi masalah yang serupa, maka alternatif solusi yang dapat ditawarkan adalah melakukan follow up secara intensif baik secara langsung maupun melalui forum seperti rapat. Ketika melakukan follow up tersebut, sebaiknya internal dan pihak eksternal melakukan identifikasi secara menyeluruh agar tidak ada data yang belum terkumpul. Follow up yang dilakukan secara intensif dan berkala ini bertujuan agar pengumpulan data-data organisasi seperti laporan target bisnis tidak terlalu jauh dari deadline yang sudah ditentukan. Alternatif berikutnya yaitu bagi organisasi yang memiliki kantor cabang, sebaiknya kantor pusat menyusun sistem otomatis yang dapat mengintegrasikan laporan-laporan perusahaan untuk Level 4. Dengan demikian, proses pengumpulan data berjalan sesuai dengan timeline yang telah ditentukan.

Related Posts

Menu
Hartono Zhuang
Direktur

Freshminds Indonesia was started by Hartono Zhuang that supported from various expertise. Freshminds was established in Singapore since 2006. Operates mainly in Indonesia, with some foreign clients in Japan (2007-2012). 

Hartono Zhuang is a Chemical Engineering Institute of Bandung cum laude graduate in 1997 and a Master of Business Administration (MBA) of National University of Singapore as well as Lausanne University Switzerland in 2002.

Hartono Zhuang’s experiences before starting Freshminds Indonesia:
• AXA Financial Services Singapore
• Strategic Sourcing Specialist RGM Group Singapore
• Health & Safety Manager Procter and Gamble (P&G)
• Production Manager Procter and Gamble (P&G)
• Dow Chemical
• Certified Professional in Learning and Performance  (CPLP from ATD in 2015)