Sebuah organisasi penting untuk memiliki knowledge management atau manajemen pengetahuan. Penerapan knowledge management bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kemampuan untuk mengambil keputusan. Dalam memastikan semua karyawan memiliki akses ke keahlian keseluruhan yang dimiliki dalam organisasi, perlu adanya sistem dimana membangun tenaga kerja yang memiliki kompetensi untuk mampu membuat keputusan yang cepat dan tepat sehingga dapat menguntungkan organisasi. Melalui tulisan ini, Freshminds akan menjabarkan tentang bagaimana melakukan evaluasi terhadap program knowledge management yang sudah diterapkan, sehingga mampu membantu organisasi untuk dapat berkembang lebih baik lagi. Kegiatan evaluasi dilakukan dengan menggunakan pendekatan Knowledge Management Model Maturity, Knowledge Management Evaluation Scorecard, dan SWOT Analysis terkait penerapan knowledge management untuk melakukan area pengembangannya.
Pengetahuan Sebagai Alat Organisasi
Pengetahuan adalah aset yang sangat berharga bagi organisasi. Semakin banyak pengetahuan yang dimiliki oleh sebuah organisasi, akan membuat organisasi tersebut menjadi semakin maju. Menurut Emil Hajric, pengetahuan organisasi (organizational knowledge) merupakan akumulasi dari semua pengetahuan yang terdapat dalam suatu organisasi yang dapat memberikan nilai (value). Dengan banyaknya pengetahuan yang dimiliki, diperlukan adanya manajemen yang baik untuk mencapai integrasi pengetahuan sebagai satu kesatuan dari sebuah organisasi.
Menurut Viju Matthew, knowledge management adalah sebuah proses yang membantu organisasi dalam mengidentifikasi, memilih, mengorganisasikan, menyebarkan, dan memindahkan informasi penting dan pengalaman yang merupakan bagian dari organisasi. Knowledge Management membantu organisasi untuk melakukan sharing pengetahuan seputar proses bisnis, masalah-masalah yang terjadi pada setiap unit kerja, hingga berbagi pengalaman tentang hal-hal di luar pekerjaan yang bermanfaat bagi pengembangan pengetahuan dari karyawan perusahaan.
Knowledge Management Maturity Model
Knowledge Management Maturity Model (KMMM) merupakan pendekatan terstruktur untuk menerapkan knowledge management. Maturity model secara umum menjelaskan mengenai perkembangan suatu kesatuan sistem, dapat berupa manusia, organisasi, teknologi, produk, proses, dan sebagainya. Menurut Klimko, Maturity Model menggambarkan jalur untuk melakukan perbaikan. Maturity Model juga dapat digunakan sebagai dasar perbandingan antar satu organisasi atau sistem dengan organisasi atau sistem lain (Klimko, 2001).
K.K. Kuriakose, Baldev Raj, S. A. V. Satya Murty, dan P. Swaminathan dari Indira Gandhi Center of Atomic Research, Kalpakkam, India, melakukan penelitian terhadap 15 Knowledge Management Maturity Model yang ada. Mereka mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dari setiap model, dan menyusun model baru dengan menggabungkan kelebihan-kelebihan serta mengeliminasi kekurangan yang terdapat pada model-model tersebut. Komponen-komponen tersebut kemudian dibagi menjadi kategori besar yaitu people, process, technology, dan knowledge.
Knowledge Management Evaluation Scorecard
KM Evaluation Scorecard adalah pengukuran kinerja knowledge management secara berjenjang, yang mencakup kondisi aktivitas KM dan dampak dari aktivitas KM tersebut. KM Evaluation Scorecard terdiri dari enam tingkatan (level), yang terdiri dari pengukuran kondisi aktivitas knowledge management (Level 0-2) dan pengukuran dampak dari aktivitas knowledge management (Level 3-5). Keenam level tersebut adalah:
| Level 0: System Status | Status operasional dan efektivitas dari peralatan dan proses knowledge management. Terdiri dari komponen pada Knowledge Management Maturity Model |
| Level 1: Access Systems | Interaksi antara sistem dan pengguna knowledge management |
| Level 2: Locate Information | Bagaimana peralatan dan proses knowledge management menghasilkan informasi yang tepat kepada orang yang tepat di waktu yang tepat & efektivitas dalam menemukan informasi yang tepat melalui browsing |
| Level 3: Apply Knowledge | Bagaimana pengetahuan dibuat dan atau diterapkan pada proses pekerjaan sehari-hari pegawai |
| Level 4: Business Results | Hasil bisnis yang didapatkan dari pengaplikasian pengetahuan yang dibuat atau didapat dari proses KM |
| Level 5: ROI (Return of Investment) | Perbandingan terukur antara hasil bisnis terhadap biaya untuk peralatan ataupun proses KM (perbandingan net benefit dengan biaya) |
Metode yang Dapat Digunakan Untuk Melakukan Sesuatu
Terdapat berbagai macam metode untuk melakukan evaluasi, di bawah ini merupakan beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengumpulkan data:
- Survei Knowledge Management (User)
- Survei Knowledge Management (User)
- Focus Group Discussion
- Desk Study (Report Collection)
Seluruh hasil pengumpulan data dikelompokkan ke dalam masing-masing kriteria evaluasi, dan kemudian diberikan score dengan skala 0 sampai dengan 10 (score 0 menandakan kriteria evaluasi belum sama sekali terpenuhi atau tidak pernah dilakukan, score 10 menandakan kriteria evaluasi terpenuhi dengan sangat memuaskan).
Tantangan dan Alternatif Solusi
Secara umum, terdapat beberapa tantangan dalam melakukan evaluasi terhadap knowledge management. Tantangan tersebut secara dominan berasal dari internal organisasi seperti kurangnya keterlibatan/peran pimpinan/petinggi pada organisasi dalam penyusunan program tindak lanjut serta kurangnya komitmen dari divisi lain yang sebenarnya turut terlibat pada keseluruhan program evaluasi. Kehadiran jabatan petinggi organisasi diperlukan untuk memberikan pandangan strategis organisasi ke dalam penyusunan program pengembangan knowledge management. Hal ini tentunya sangat penting supaya terjadi keselarasan antara program knowledge management dengan strategi organisasi yang hendak dicapai.
Selain itu, meskipun pada dasarnya program KM merupakan tanggung jawab satu divisi, namun dalam proses implementasi program, banyak pihak atau divisi lain yang juga terlibat. Pihak-pihak tersebut perlu mendapatkan pemaparan yang jelas terkait keberlangsungan peran mereka setelah program ini berjalan. Hal ini dikarenakan, pihak-pihak lain dirasa hanya menjalankan perannya pada saat merumuskan program dan terkesan melepas tanggung jawab mereka pada saat program sudah dijalankan.
Evaluasi KM juga membutuhkan penarikan data yang cukup banyak dari pihak organisasi. Hal ini menjadi tantangan tersendiri, namun dapat teratasi dengan baik karena adanya koordinasi serta ketersediaan penyimpanan data terkait dari pihak organisasi.
